Korzyści z posiadania kanału zgłoszeniowego w systemie SaaS w ramach ustawy o sygnalistach

Podstawa prawna wdrożenia

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. Dyrektywa o sygnalistach) nałożyła na kraje członkowskie UE, w tym Polskę, obowiązek wdrożenia systemów zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości do 17 grudnia 2021 r. Polska, realizując ten obowiązek, uchwaliła ustawę o ochronie sygnalistów, która została ogłoszona w Dzienniku Ustaw w dniu 24 czerwca 2024 r. Nowe przepisy nakładają na organizacje obowiązek wprowadzenia procedur zapewniających bezpieczne i anonimowe zgłaszanie naruszeń prawa. Pierwsze założenia systemów ochrony sygnalistów organizacje powinny wdrożyć do 25 września br.

Krótkie przypomnienie – kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa w kontekście związanym z pracą. Zgodnie z ustawą, sygnalistą może być:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba wykonująca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
• przedsiębiorca, akcjonariusz czy wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażysta, wolontariusz, praktykant;
• funkcjonariusz;
• żołnierz.

Ustawa chroni również osoby pomagające sygnaliście oraz osoby trzecie, które mogą doświadczać działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy czy krewni.

Ochrona danych sygnalisty i osób mu pomagających

Ochrona danych osobowych sygnalistów i osób im pomagających jest kluczowym elementem ustawy. Przepisy wymagają, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Organizacje muszą zapewnić poufność tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu.

Transparentność wdrożenia systemu i ochrona prywatności są konieczne do prawidłowej realizacji założeń ustawy. Są też fundamentem, na którym winien opierać się system zgłoszeń. Niezbędne jest również, aby umożliwiał on anonimowe dokonywanie zgłoszeń, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa sygnalistów i zachęca do raportowania naruszeń.

Czym jest system SaaS?

System SaaS (Software as a Service) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia organizacjom skuteczne i bezpieczne zarządzanie informacjami. W tej metodyce powstał system zgłoszeń naruszeń, który mamy przyjemność Państwu zaproponować. Dostępny na stronie www.kanalzgloszeniowy.pl, zapewnia:

• bezpieczeństwo, ponieważ wszystkie zgłoszenia są szyfrowane i przetwarzane zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa;
• anonimowość – system umożliwia sygnalistom dokonywanie zgłoszeń bez ujawniania swojej tożsamości;
• łatwość użycia – intuicyjny, pozbawiony skomplikowanych mechanizmów interfejs umożliwia szybkie i łatwe dokonywanie zgłoszeń.
• dostępność – system jest dostępny z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, nie wymaga specjalistycznego oprogramowania;
• zgodność z przepisami – proponowane rozwiązanie jest zgodne z wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów oraz RODO.

Dlaczego rekomendujemy zewnętrzny kanał jako sposób zgłoszeń, który się sprawdza?

Korzystanie z zewnętrznego kanału zgłoszeniowego przynosi organizacjom wiele korzyści:

• bezstronność, bo mamy pewność i zapewniamy, że zewnętrzny kanał minimalizuje ryzyko konfliktu interesów i obiektywizm w przetwarzaniu zgłoszeń;
• zwiększone zaufanie, ponieważ kanał niezależny od organizacji, z którą związany jest sygnalista daje większe zaufanie do całości proponowanego systemowego rozwiązania, a to zwiększa liczbę zgłoszeń przed ich upublicznieniem przez sygnalistę i zgłoszeniem organom państwa;
• ochrona tożsamości – gwarantujemy, że nasz zewnętrzny kanał zapewnia lepszą ochronę poufności danych sygnalistów niż rozwiązania oparte na wewnątrzorganizacyjnych strukturach zgłoszeń;
• profesjonalna obsługa – specjalizujemy się od lat w przyjmowaniu i obsłudze zgłoszeń, co zwiększa naszą skuteczność, a Państwu gwarantuje realizację zgodną z przepisami.

Wdrożenie kanału zgłoszeniowego zgodnego z ustawą o ochronie sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także krok w kierunku zwiększenia transparentności i etyki w organizacji. Proponowany przez nas system zgłoszeń poprzez system SaaS oferuje bezpieczne, anonimowe i łatwe w użyciu rozwiązania, które pomagają organizacjom spełniać wymagania ustawowe oraz chronić sygnalistów.

Jeżeli zależy Państwu na zapewnieniu zgodności przyjętych zasad ochrony sygnalistów w organizacji z ustawą oraz korzystaniu z nowoczesnych rozwiązań, zapraszamy do zapoznania się z ofertą Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o. Nasze profesjonalne usługi i platforma zgłoszeniowa www.kanalzgloszeniowy.pl gwarantują bezpieczeństwo, anonimowość i skuteczność w zarządzaniu zgłoszeniami od sygnalistów. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się więcej!

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.