Regulacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych
Od 25 grudnia 2024 roku w Polsce zaczynają obowiązywać nowe przepisy regulujące ochronę sygnalistów w ramach zgłoszeń zewnętrznych. Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wprowadza zewnętrzne kanały zgłoszeń, które umożliwiają niezależne i bezpieczne raportowanie nieprawidłowości. Głównym celem nowych regulacji jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi oraz zachowanie ich anonimowości.
Czym są zewnętrzne zgłoszenia sygnalistów?
Zewnętrzne zgłoszenia umożliwiają sygnalistom kontakt z organami publicznymi, takimi jak Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), prokuratura czy inne jednostki nadzorujące, gdy zgłoszenie wewnętrzne nie jest możliwe lub bezpieczne. Taki mechanizm zwiększa niezależność od pracodawcy oraz podnosi poziom ochrony zgłaszających, szczególnie w sytuacjach, gdy pracodawca jest stroną sporu.
Instytucje publiczne i prywatne mają obowiązek wdrożenia narzędzi umożliwiających anonimowe zgłaszanie naruszeń, zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Nowe przepisy minimalizują ryzyko dla sygnalistów poprzez zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zapewnienie zgodności procedur z wytycznymi RODO.
Rola Prezesa UODO w ochronie sygnalistów
Od 25 grudnia 2024 roku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) pełni kluczową rolę w procesie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa z zakresu ochrony danych osobowych. Sygnaliści mogą składać zgłoszenia w następujący sposób:
- listownie – na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne”.
- telefonicznie – poprzez nagrywaną linię telefoniczną Urzędu.
- bezpośrednio – podczas spotkania z upoważnionym pracownikiem UODO.
- elektronicznie – za pomocą formularza online dostępnego na stronie UODO.
Aby skorzystać z ochrony przysługującej sygnaliście, zgłaszający musi spełnić określone warunki, m.in. być osobą fizyczną, zgłosić naruszenie prawa objęte zakresem ustawy oraz mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest prawdziwe.
Ochrona danych osobowych sygnalistów
Zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych to kluczowy element nowych regulacji. Instytucje przyjmujące zgłoszenia muszą wdrożyć procedury chroniące dane zgłaszającego. W ramach tych działań Prezes UODO zobowiązał się do:
- ograniczenia dostępu do zgłoszeń tylko dla upoważnionych pracowników,
- przechowywania danych sygnalistów w zabezpieczonych miejscach,
- zapewnienia sygnalistom poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
Obowiązki instytucji publicznych
Instytucje publiczne odgrywają kluczową rolę w realizacji nowych przepisów. Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, organy publiczne są zobowiązane do ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych. Obowiązek ten obejmuje:
- przyjmowanie zgłoszeń,
- podejmowanie działań następczych,
- informowanie zgłaszających o podjętych krokach,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz sporządzanie rocznych sprawozdań dotyczących tych zgłoszeń.
Nieprzestrzeganie tych regulacji może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych.
Jak Centrum Audytu Bezpieczeństwa wspiera zgłoszenia sygnalistów?
Centrum Audytu Bezpieczeństwa oferuje kompleksowe wsparcie w zarządzaniu zgłoszeniami sygnalistów. Nasze autorskie rozwiązanie dostępne na stronie www.kanalzgloszeniowy.pl zapewnia pełną zgodność z nowymi przepisami oraz wysoki poziom ochrony danych osobowych. Nasze narzędzie jest dostosowane zarówno do instytucji publicznych, jak i firm prywatnych.
Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i rozwiązaniach. Sprawdź, jak możemy pomóc w dostosowaniu się do nowych wymagań prawnych.
Twoje bezpieczeństwo to nasza pasja! 🌐 Jeśli interesuje Cię ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo informacji czy cyberbezpieczeństwo, zajrzyj na stronę CAB oraz Platformę Cyberbezpieczeństwa. Szukasz informacji o ochronie sygnalistów? 📢 Sprawdź stronę Kanału Zgłoszeniowego. Czekają tam praktyczne porady i ekspercka wiedza!